Integração com outros softwares através do Zapier

O Produttivo pode se integrar com mais de 750 aplicações através do Zapier. Isso aumenta o potencial do Produttivo e melhora ainda mais a produtividade das atividades da sua empresa. Além dos softwares listados no Zapier, você também pode realizar integrações com outros softwares (veja o tópico Integração com softwares não listados no Zapier).

Veja alguns exemplos de uso das integrações:

  • Criar atividades no Produttivo automaticamente a partir de um sistema de gestão de tarefas ou workflow (ex.: Trello ou Pipefy)
  • Salvar automaticamente os relatórios exportados no Dropbox ou Google Drive
  • Apresentar indicadores/KPIs em um software de BI ou Dashboard a partir de dados do Produttivo
  • Criar planos de ação a partir de não conformidades nas inspeções realizadas no Produttivo e salvar no Google Agenda ou software de tickets (ex.: Zendesk)
  • Pré-preencher formulários a partir de dados de outro software para o usuário completar em campo com o Produttivo

Nesse artigo iremos ver como utilizar o Zapier para realizar as integrações do Produttivo com outros softwares. Vamos lá!

Configuração inicial

O que você irá precisar: 

  • Ter uma conta no Produttivo com o plano Advanced e com as integrações habilitadas
  • Ter uma conta no Zapier (Eles possuem planos gratuitos ou pagos. Veja de detalhes aqui)

Solicite a ativação das integrações
As integrações estão disponíveis no Plano Advanced do Produttivo. Para ativar essa opção, clique aqui e envie uma solicitação com o assunto “Ativar integração”. Se preferir, você pode entrar em contato diretamente com o seu gerente da conta.

Cadastro no Zapier
Antes de iniciar a configuração das integrações, crie uma conta no Zapier ou realize o login se já tiver uma. Para se cadastrar, acesse o site do Zapier e clique em “Sign up for free”. 

Como funciona
Com o Zapier as integrações são configuradas através de Zaps que realizam as automações. Essas automações são executadas por meio de Triggers e Actions que estão disponíveis para cada app.

Por exemplo, você pode criar um Zap que cria automaticamente um evento no seu Google Agenda (Action) quando uma nova atividade é cadastrada no Produttivo (Trigger).

Configurando uma integração

Produttivo como Trigger

Nesse exemplo, iremos configurar para que seja enviado um e-mail sempre que um preenchimento for realizado no Produttivo.

Acesse sua conta do Zapier e siga os passos abaixo:

Passo 1: Crie um novo Zap clicando em “Make a zap!”

Passo 2: Procure por “Produttivo” e selecione ele.

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Passo 3: Selecione o trigger “New Form Fill”, que é disparado sempre que um preenchimento é realizado. Clique em “Save + Continue”.

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Passo 4: Clique em “Connect an Account” para conectar a sua conta do Produttivo com o Zapier. Preencha as informações e clique em “Yes, Continue” e depois em “Save + Continue” novamente.

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Passo 5: Nessa tela você pode, opcionalmente, filtrar seu trigger para que seja disparado apenas quando for preenchido um formulário ou atividade em específico. Para esse exemplo deixe os filtros em branco. Clique em “Continue”.

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Passo 6: Agora teste se o trigger está funcionando clicando em “Fetch & Continue”. Lembrando que é necessário que você tenha algum preenchimento salvo no Produttivo para isso.

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Passo 7: Se tudo deu certo, basta clicar em “Continue”.

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Legal! Seu trigger já está configurado. Agora vamos configurar a action que esse trigger dispara:

Passo 8: Procure por “E-mail by Zapier” e selecione ele.

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Passo 9: Selecione a action “Send Outbound Email” que será utilizada para enviar o e-mail. Clique em “Save + Continue”.

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Passo 10: Preencha as informações do e-mail a ser enviado.

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Dica: Você pode utilizar as informações do preenchimento do Produttivo no e-mail clicando no botão ao lado de cada item.

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Passo 11: Clique em “Continue” e depois em “Create & Continue” para testar a Action.

Passo 12: Se tudo deu certo, clique em “Finish”.

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Passo 13: Defina um nome para seu Zap e ative ele.

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Pronto! Agora teste criar um novo preenchimento que em alguns minutos você receberá um e-mail.

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Produttivo como Action

Nesse outro exemplo iremos configurar uma integração entre o Produttivo e o Google Agenda. Toda vez que um evento for adicionado na agenda, isso irá criar uma atividade no Produttivo.

Passo 1: Crie um novo Zap clicando em “Make a zap!” ou em “Make another Zap”

Passo 2: Procure por “Google Calendar” e selecione ele.

Passo 3: Selecione o trigger “New Event”, que é disparado sempre que um evento é adicionado no calendário. Clique em “Next”.

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Passo 4: Clique em “Connect an Account” para conectar a sua conta do Google Agenda com o Zapier.

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Passo 5: Selecione a agenda que deseja utilizar e clique em “Continue”.

Screen_Shot_2017-07-04_at_4.05.24_PM.png

Passo 6: Agora teste que o trigger está funcionando clicando em “Fetch & Continue”. Lembrando que é necessário que você tenha algum evento salvo no Google Agenda para isso.

Passo 7: Se tudo deu certo, basta clicar em “Continue”.

Screen_Shot_2017-07-04_at_4.08.36_PM.png

 

Legal! Seu trigger já está configurado. Agora vamos configurar a action que esse trigger dispara:

Passo 8: Procure por “Produttivo” e selecione ele.

Passo 9: Selecione a action “Create Work” que será utilizada para criar a atividade no Produttivo. Clique em “Save + Continue”.

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Passo 10: Se sua conta do Produttivo ainda não estiver conectada com o Zapier, clique em “Connect an Account” e preencha as informações e clique em “Yes, Continue”. Clique em “Save + Continue”.

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Passo 11: Defina para qual formulário será criada a atividade e quem será responsável.

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Utilize as informações do evento do Google Agenda para o Title, Details, Start Time e End Time da Atividade clicando no botão ao lado de cada item.

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Passo 11: Clique em “Continue” e depois em “Create & Continue” para testar a Action.

Passo 12: Se tudo deu certo, clique em “Finish”.

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Passo 13: Defina um nome para seu Zap e ative ele.

Screen_Shot_2017-07-04_at_4.19.46_PM.png

Pronto! Agora teste criar um novo evento na Agenda que em alguns minutos será criada uma Atividade no Produttivo.

Integração com softwares não listados no Zapier

Se o software que você deseja realizar a integração não estiver disponível no Zapier, é possível configurar a integração de 4 maneiras:

  • Criar um Zap com Webhooks de/para o outro software utilizando uma API REST
  • Criar um Zap que lê/escreve diretamente na base de dados do outro software (disponível no plano Premium do Zapier para MySQL, PostgreSQL e SQL Server)
  • Criar um Zap que lê/escreve de uma planilha do Google Planilhas
  • Criar um Zap que lê/escreve de um arquivo no Dropbox, Google Drive, Amazon S3 ou BrickFTP

Nesse exemplo iremos realizar uma integração para criar preenchimentos de formulários no Produttivo a partir de outro software. Para isso, utilizaremos a primeira opção através de API e Webhooks, que é o método mais indicado.

O outro software será o Trigger a ser disparado sempre que um novo preenchimento deve ser criado no Produttivo. A Action será a criação do preenchimento no Produttivo.

Vamos lá!

Passo 1: Crie um novo Zap clicando em “Make a zap!”

Passo 2: Procure por “Webhooks by Zapier” e selecione ele.

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Passo 3: Selecione se o trigger a ser utilizado é do tipo “Retrieve Poll” ou “Catch Hook”.

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Retrieve Poll:
Nessa opção o Zapier irá chamar a API do software a ser integrado para buscar por novos dados. O software deve disponibilizar uma url que retorna um JSON contendo o array dos dados. Esse array deve estar ordenado de forma com que os dados mais recentes fiquem por primeiro.

Por exemplo, o software pode ter uma url https://api.exemplo.com/v1/audits.json que retorna o seguinte json:

[
  {
    "Empresa": "Empresa DEFGH",
    "Data da inspeção": "2016-09-13T15:57:17.456-03:00",
    "Responsável": "José da Silva",
    "Está conforme item 001?": "Conforme",
    "Está conforme item 002?": "Conforme",
    "Está conforme item 003?": "Não conforme"
  },
  {
    "Empresa": "Empresa ABCDE",
    "Data da inspeção": "2016-09-12T11:00:04.321-03:00",
    "Responsável": "José da Silva",
    "Está conforme item 001?": "Conforme",
    "Está conforme item 002?": "Conforme",
    "Está conforme item 003?": "Não conforme"
    },
  
  ...
]

Catch Hook:
Nessa opção o software deve chamar uma url REST enviando cada novo dado em JSON. Por exemplo, pode ser realizado um POST na url do Zapier com o seguinte JSON:

{
  "Empresa": "Empresa DEFGH",
  "Data da inspeção": "2016-09-13T15:57:17.456-03:00",
  "Responsável": "José da Silva",
  "Está conforme item 001?": "Conforme",
  "Está conforme item 002?": "Conforme",
  "Está conforme item 003?": "Não conforme"
}

Após selecionar o tipo de trigger, clique em "Continue".

Passo 4: Configure os parâmetros do Webhook. Se você selecionou o trigger "Retrieve Poll", então defina a url a ser chamada para a busca de novos dados, informações do JSON (opcional) e autenticação (opcional). Caso tenha selecionado "Catch Hook", opcionalmente defina a chave do JSON que deve ser utilizada. Clique em "Continue".

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Parâmetros para "Retrieve Poll"

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Parâmetros para "Catch Hook"

Passo 5: Esse passo é para testar o funcionamento da comunicação com o software.

Se o método escolhido foi "Retrieve Poll", então o Zapier irá chamar a url definida como parâmetro que deve retornar um JSON. Já para "Catch Hook", você deve copiar a URL e configurá-la no outro software e criar um novo dado para que ela seja chamada. 

Se precisar de mais informações, acesse: https://zapier.com/blog/how-use-zapier-webhooks/

Legal! Seu trigger já está configurado. Agora vamos configurar a action que esse trigger dispara:

Passo 8: Procure por “Produttivo” e selecione ele.

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Passo 9: Selecione a action “Create Form Fill” que será utilizada para criar o preenchimento no Produttivo. Clique em “Save + Continue”.

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Passo 10: Se sua conta do Produttivo ainda não estiver conectada com o Zapier, clique em “Connect an Account” e preencha as informações e clique em “Yes, Continue”. Clique em “Save + Continue”.

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Passo 11: Selecione a atividade em que o preenchimento deve ser adicionado. Isso pode ser feito selecionando uma na lista de opções ou adicionando um passo para pesquisar a atividade através de alguns filtros. Para esse exemplo, selecione na lista.

Screen_Shot_2017-07-05_at_10.23.18_AM.png

Passo 12: Após selecionar a atividade, serão exibidos os campos do formulário dessa atividade. Defina os valores a serem definidos para os campos. 

Screen_Shot_2017-07-05_at_10.30.47_AM.png

Você pode utilizar as informações vindas do outro software clicando no botão à direita de cada item.

Screen_Shot_2017-07-05_at_10.31.07_AM.png

Ao concluir, clique em "Continue".

Passo 13: Esse passo irá testar a criação do preenchimento no Produttivo com base no que foi enviado pelo outro software. Clique em "Create & Continue".

Passo 14: Se tudo deu certo, clique em “Finish”.

Screen_Shot_2017-07-05_at_10.32.38_AM.png

Passo 15: Defina um nome para seu Zap e ative ele.

Screen_Shot_2017-07-05_at_10.33.33_AM.png

Pronto! Agora teste criar um novo dado no outro software que em alguns minutos será criada um novo preenchimento no Produttivo.

Nesse exemplo o Produttivo foi utilizado como uma Action, ou seja, um outro sistema dispara um gatilho que envia uma informação ao Produttivo. Também é possível utilizá-lo como trigger para, por exemplo, o outro software receber um preenchimento realizado no Produttivo.

 

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